DATENSCHUTZHINWEISE – VERTRETERFUNKTION

Regingada UG (haftungsbeschränkt) · Hinweise nach Art. 13 und 14 DSGVO für Personen, die sich an Regingada als Vertreterin eines außerhalb der EU niedergelassenen Unternehmens wenden
Stand: 22. Oktober 2026 · Veröffentlicht unter www.regingada.com/datenschutz-vertreter.html

1 Verantwortliche

Regingada UG (haftungsbeschränkt), Troppauplatz 1d, 96052 Bamberg, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Theo Funk, E-Mail office@regingada.com, Telefon +49 951 16090321. Die E-Mail-Adresse für Mitteilungen an Regingada als Vertreterin eines bestimmten Unternehmens ist in dessen Datenschutzerklärung und Impressum angegeben; daneben erreichen Sie Regingada unter office@regingada.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Benennungspflicht besteht nicht.

2 Worum es geht

Regingada ist von Unternehmen, die außerhalb der Europäischen Union niedergelassen sind, als Vertreterin in der Union nach Art. 27 DSGVO und als gesetzliche Vertreterin nach Art. 13 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act) benannt. Wenn Sie sich als betroffene Person oder als Behörde an Regingada wenden, nimmt Regingada Ihre Mitteilung entgegen, bestätigt den Eingang, protokolliert den Vorgang und leitet die Mitteilung, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen, an das vertretene Unternehmen weiter. Regingada entscheidet nicht selbst über Ihr Anliegen; die Entscheidung trifft das vertretene Unternehmen. Für welche Unternehmen Regingada benannt ist, ergibt sich aus deren Datenschutzerklärung und Impressum; Regingada nennt Ihnen das vertretene Unternehmen in der Eingangsbestätigung. Jede Mitteilung wird von einer Person bei Regingada bearbeitet; kein Schritt erfolgt ohne menschliche Freigabe.

3 Welche Daten Regingada verarbeitet

Regingada verarbeitet die Daten, die Sie in Ihrer Mitteilung angeben, insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Mitteilung einschließlich etwaiger Anhänge, sowie Verfahrensdaten wie Eingangsdatum, Aktenzeichen und Fristen. Wenden Sie sich als Behörde an Regingada, verarbeitet Regingada die Daten der handelnden Bediensteten und den Inhalt der Mitteilung. Enthält eine Mitteilung Daten anderer Personen, verarbeitet Regingada auch diese, soweit sie in der Mitteilung enthalten sind (Art. 14 DSGVO); Quelle ist dann die absendende Person oder Stelle.

4 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Regingada verarbeitet Ihre Daten, um ihre Aufgaben als Vertreterin zu erfüllen: Entgegennahme und Eingangsbestätigung, Protokollierung, Einholung Ihrer Entscheidung über die Weiterleitung, Weiterleitung an das vertretene Unternehmen, Übermittlung von dessen Antwort an Sie und Fristenüberwachung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit Art. 27 Abs. 4 DSGVO und Art. 13 Abs. 2 DSA, soweit Regingada gesetzliche Pflichten als Vertreterin erfüllt, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen, nachweisbaren Ausübung des Vertretungsmandats. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsangaben, verarbeitet Regingada nur, soweit Sie diese selbst mitteilen, auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO oder, bei Mitteilungen von Behörden, Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO.

5 Weiterleitung an das vertretene Unternehmen in einem Drittland

Das vertretene Unternehmen ist in einem Land außerhalb der Union niedergelassen, für das kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht und für das Regingada keine geeigneten Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO bereitstellen kann. Regingada leitet den Inhalt Ihrer Mitteilung deshalb nur weiter, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt: Sie haben nach Aufklärung über die Risiken ausdrücklich in die Weiterleitung eingewilligt (Art. 49 Abs. 1 Buchst. a DSGVO); die Weiterleitung ist für einen Vertrag zwischen Ihnen und dem Unternehmen erforderlich (Art. 49 Abs. 1 Buchst. b DSGVO); oder es handelt sich um eine behördliche Mitteilung, deren Weiterleitung für die Rechtsposition des Unternehmens in dem betreffenden Verfahren erforderlich ist (Art. 49 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Die Risiken bestehen insbesondere darin, dass Behörden des Drittlands auf Daten zugreifen können, ohne dass die in der Union geltenden Genehmigungs-, Aufsichts-, Benachrichtigungs- und Rechtsschutzgarantien gelten, dass das Unternehmen an einer Benachrichtigung gehindert sein kann und dass die Durchsetzung Ihrer Rechte dort schwieriger sein kann. Das vertretene Unternehmen hat sich gegenüber Regingada, auch zu Ihren Gunsten, zur Einhaltung von Datenschutzpflichten nach dem Muster der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission verpflichtet, einschließlich der Pflicht, unrechtmäßige Zugriffsverlangen anzufechten. Vor jeder Weiterleitung erhält das Unternehmen nur einen Hinweis ohne personenbezogene Daten: Absenderkategorie, Art der Mitteilung, Eingangsdatum, Frist, Regingadas Aktenzeichen und eine allgemeine Beschreibung des Gegenstands in Regingadas eigenen Worten; weder Ihr Name noch Ihre Kontaktdaten, die Betreffzeile, Auszüge oder Anhänge. Daten anderer Personen, die Ihre Mitteilung enthält, werden nur weitergeleitet, soweit für diese Personen eine der genannten Voraussetzungen vorliegt, und sonst geschwärzt oder umschrieben. Gesundheitsangaben und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur weitergeleitet, wenn Ihre ausdrückliche Einwilligung sie eigens umfasst oder, bei behördlichen Mitteilungen, wenn dies unbedingt erforderlich ist, und dann nur als passwortgeschützter Anhang an die Hauptadresse des Unternehmens, mit gesonderter Übermittlung des Passworts. Stützt sich die Weiterleitung auf einen Vertrag zwischen Ihnen und dem Unternehmen (Art. 49 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), holt Regingada keine Einwilligung ein, informiert Sie aber in der Eingangsbestätigung über die Weiterleitung und ihre Risiken. Verweigern oder widerrufen Sie Ihre Einwilligung, wird Ihre Mitteilung nicht in identifizierbarer Form weitergeleitet. Ihr Anliegen wird dennoch innerhalb der gesetzlichen Frist beantwortet: Das Unternehmen antwortet über Regingada, und soweit Ihr Anliegen ohne Weiterleitung nicht erfüllt werden kann, erläutert es die Gründe, wie Sie Ihr Anliegen weiterverfolgen können, und Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde und auf einen gerichtlichen Rechtsbehelf (Art. 12 Abs. 4 DSGVO).

6 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger Ihrer Daten sind das vertretene Unternehmen unter den Voraussetzungen der Ziffer 5 sowie, soweit ein Verfahren dies erfordert, die zuständigen Aufsichtsbehörden und Gerichte. Regingada setzt für ihre Systeme Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, für das Hosting in Falkenstein, Deutschland; Zoho Corporation für das E-Mail-Postfach, gehostet in der Europäischen Union; Amazon Web Services EMEA SARL für KI-gestützte Werkzeuge über den Dienst Amazon Bedrock: Claude-Sprachmodelle (derzeit Claude Opus 4.8), aufgerufen aus der AWS-Region Frankfurt über das EU-Inferenzprofil, das Anfragen ausschließlich in AWS-Regionen in der Europäischen Union verarbeitet (Frankfurt, Stockholm, Mailand, Spanien, Irland, Paris), mit der Einstellung, dass keine Eingaben und Ausgaben gespeichert werden; die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht an den Modellanbieter weitergegeben. Die KI-gestützten Werkzeuge sind derzeit nicht aktiviert. Werden sie aktiviert, setzt Regingada sie nur auf Anforderung der bearbeitenden Person zur Unterstützung bei Einordnung, Zusammenfassung, Übersetzung und Entwurf ein; jede Entscheidung und jeder Versand erfolgt durch eine Person. Gesundheitsangaben, andere besondere Kategorien personenbezogener Daten, als vertraulich gekennzeichnetes Behördenmaterial und Anhänge werden den KI-gestützten Werkzeugen nicht übermittelt. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; über Ihr Anliegen entscheidet das vertretene Unternehmen.

7 Speicherdauer

Regingada führt für jedes Vertretungsmandat eine Mandatsakte: das Protokoll jeder Mitteilung, die Eingangsbestätigung, Ihre Entscheidung über die Weiterleitung, die Weiterleitung selbst, die Antworten des vertretenen Unternehmens und die Unterlagen zur Übermittlung. Regingada bewahrt die Mandatsakte für die Dauer des Vertretungsmandats und danach drei Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres auf, in dem das Mandat endet; länger nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO) dies für einzelne Unterlagen verlangen. Danach werden die Daten gelöscht. Eine von Ihnen erteilte Einwilligung und deren Widerruf werden für diesen Zeitraum nachgewiesen.

8 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber Regingada das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützten Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung in die Weiterleitung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an die in der Eingangsbestätigung genannte Adresse oder an office@regingada.com widerrufen; die Rechtmäßigkeit einer vor dem Widerruf erfolgten Weiterleitung bleibt unberührt. Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de. Rechte gegenüber dem vertretenen Unternehmen als Verantwortlichem können Sie über Regingada oder unmittelbar gegenüber dem Unternehmen geltend machen.

9 Keine Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind nicht verpflichtet, Regingada Daten bereitzustellen. Ohne Ihre Kontaktdaten kann Regingada Ihnen jedoch nicht antworten, und ohne Ihre Einwilligung wird Ihre Mitteilung nicht in identifizierbarer Form an das vertretene Unternehmen weitergeleitet.