Datenschutzerklärung

§ 1 Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a, Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Tool-Nutzungs-Daten der Regingada Compliance Suite ist:

• Regingada UG (haftungsbeschränkt)
• Sitz: Troppauplatz 1d, 96052 Bamberg, Deutschland
• Geschäftsführer: Theo Funk
• Kontakt: office@regingada.com (Tool-Betreiberin); Mandats-Anfragen an die Kanzlei Theo Funk: office@theofunklaw.com

§ 2 Datenschutzbeauftragter (Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist aktuell nicht erforderlich (Mitarbeiter-Schwellenwerte § 38 BDSG sind nicht überschritten). Anfragen zu Datenschutz-Themen können dennoch über die in § 1 genannte Kontaktadresse gerichtet werden.

§ 3 Datenkategorien + Verarbeitungs-Zweck (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Die Regingada Compliance Suite verarbeitet folgende Datenkategorien zu folgenden Zwecken:

• Profil-Daten (LocalStorage): Unternehmens-Profil (Name, Rechtsform, Service-Typ, EU-Nutzerzahl, Features); Persona-Demo-Markierung. Zweck: Filter-Engine für regime-spezifische Pflichten-Highlights. Verbleibt ausschliesslich im Browser des Anwenders (kein Server-Persist auf Tool-Seite).
• KI-Assistent (optional, zugangsbeschränkt): Der KI-Assistent der Suite ist ausschließlich für vertraglich gebundene Mandanten freigeschaltet (Zugangscode nach Erstgespräch). Für die allgemeine Nutzung dieser Website findet keine Übermittlung von KI-Anfragen an Dritte oder in Drittländer statt. Für freigeschaltete Mandanten sind die Einzelheiten der KI-Datenverarbeitung — einschließlich des eingesetzten Dienstleisters und einer etwaigen Drittland-Übermittlung — im jeweiligen Mandatsvertrag/Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Personenbezogene Daten sind für die Tool-Nutzung nicht erforderlich.
• Sprach- und UI-Einstellungen: Sprache (DE/EN/ZH), Theme (Dark/Light), Profil-Reset-Status. LocalStorage-only.
• Funnel-Daten (Mandats-Funnel): Eingaben im strukturierten Selbst-Check verbleiben im Browser, bis der Anwender sie aktiv absendet. Eine Übergabe an die Kanzlei Theo Funk erfolgt ausschliesslich als bewusster, vom Anwender ausgelöster und dokumentierter Akt; eine automatische Server-Kopplung zwischen Tool und Kanzlei besteht nicht. Ab Mandatserteilung ist die Kanzlei eigenständige Verantwortliche; es gelten § 203 StGB, BORA und BRAO.
• Kontaktformular-Daten (kontakt.html): Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeitete Angaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen, Nachrichtentext). Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Das Formular wird über Zoho Forms (Zoho, EU-Rechenzentrum) bereitgestellt; die Daten werden an die Regingada UG (haftungsbeschränkt) übermittelt. Da Zoho zugleich der E-Mail-Provider der Gesellschaft ist (EU-Hosting), findet insoweit keine Drittland-Übermittlung statt.
• RaaS-Anfrageformular-Daten (Wizard „Representative-as-a-Service"): Schliesst der Anwender den geführten Selbst-Check (DSA / AI Act / NIS2) ab und sendet über das im Wizard eingeblendete Anfrageformular eine Anfrage, werden die dort eingegebenen Angaben (Name, optional Unternehmen, E-Mail-Adresse, optionaler Nachrichtentext) zusammen mit der zuvor getroffenen Auswahl (Regime, gewählte Leistung, Selbst-Check-Ergebnis) verarbeitet. Zweck: Bearbeitung der Anfrage zur benannten EU-Vertreterfunktion durch die Regingada UG (haftungsbeschränkt). Fordert der Anwender zusätzlich Rechtsberatung an, werden die Angaben für ein gesondertes Mandat an die Kanzlei Theo Funk weitergegeben; ab Mandatserteilung ist diese eigenständige Verantwortliche (§ 203 StGB, BORA, BRAO). Die technische Zustellung erfolgt über den Dienst Formspree (Formspree, Inc., USA). Es handelt sich um eine Drittland-Übermittlung; sie erfolgt ausschliesslich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über die Checkbox im Formular (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, vgl. § 6 und § 7).
• Transaktionale Anfrage-Formulare (Zugangs-Anfrage, Playbook-Zustellung, Exposure-Schätzung): Auf den Seiten integrations.html, den Playbook-Seiten und dem Exposure-Rechner können Anwender per Formular einmalig (i) API-Keys bzw. das MCP-/Embed-Paket anfragen, (ii) ein Playbook per E-Mail anfordern oder (iii) sich das eigene Rechner-Ergebnis zusenden lassen. Verarbeitet werden die E-Mail-Adresse, der gewählte Zugang bzw. das gewählte Dokument sowie — nur beim Rechner — die vom Anwender selbst erzeugte Ergebnis-Zusammenfassung (Spanne, aktive Regime, Flags; keine weiteren Profildaten). Zweck ist ausschliesslich die einmalige Beantwortung bzw. Zustellung durch die Regingada UG; es entsteht kein Verteiler und es erfolgt keine werbliche Nutzung. Die technische Zustellung erfolgt über Formspree (Formspree, Inc., USA) auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung über die Checkbox im jeweiligen Formular (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, vgl. § 6 und § 7); auf cn.regingada.com läuft die Übermittlung zusätzlich über den in Hongkong gehosteten Server der Gesellschaft (vgl. § 7).

§ 4 Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung): Der KI-Assistent ist zugangsbeschränkt und nur für vertraglich gebundene Mandanten freigeschaltet; ohne freigeschalteten Zugangscode wird keine Anfrage übermittelt. Rechtsgrundlage und Verarbeitung sind im jeweiligen Mandatsvertrag geregelt (vgl. § 3).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung): Verarbeitung der Profil-Daten zur Tool-Nutzung gemäss Allgemeinen Geschäftsbedingungen (vgl. AGB).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse): LocalStorage-basierter Tool-Betrieb (kein Server-Persist) zur datensparsamen Bereitstellung der Suite-Funktionen.

§ 5 Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

• LocalStorage-Daten: Verbleiben bis zu einem aktiven LS-Reset durch den Anwender (Settings → "Profil löschen") oder bis zur Browser-Cache-Leerung im Browser.
• KI-Assistent-Inhalte: Der KI-Assistent ist zugangsbeschränkt (Zugangscode) und nur für vertraglich gebundene Mandanten freigeschaltet; Speicherung und Verarbeitung sind im jeweiligen Mandatsvertrag geregelt. Beim eingesetzten KI-Anbieter ist Zero-Data-Retention aktiv, eine Speicherung der Anfragen bei uns erfolgt nicht (vgl. § 3 und § 6).
• Transaktionale Formular-Anfragen (§ 3): Löschung nach Erledigung der Anfrage, spätestens sechs Monate nach Eingang, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Funnel-/Mandats-Daten: Nach einer vom Anwender ausgelösten Übergabe an die Kanzlei gelten die berufsrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschpflichten der Kanzlei (BRAO / BORA); die Datenschutzhinweise der Kanzlei werden auf theofunklaw.com veröffentlicht.

§ 6 Empfänger (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)

• KI-Assistent (zugangsbeschränkt): Für die allgemeine Nutzung dieser Website findet keine Übermittlung von KI-Anfragen an Dritte statt — ohne freigeschalteten Zugangscode weist der Proxy jede Anfrage ab. Für vertraglich gebundene Mandanten mit Zugangscode gilt: Anfragen der EN/DE-Ausgabe werden über einen Proxy an Anthropic PBC (USA) übermittelt, Anfragen der chinesischen Ausgabe über ein Relay auf dem in Hongkong gehosteten Server der Gesellschaft an DeepSeek (VR China). Der jeweils eingesetzte KI-Dienstleister ist zusätzlich im Mandats- bzw. Auftragsverarbeitungsvertrag benannt; Einzelheiten der Datenwege sind im Trust Center offengelegt (vgl. § 3 und § 7).
• Kanzlei Theo Funk (Rechtsanwaltskammer Bamberg) — Empfängerin ausschliesslich im Rahmen einer vom Anwender bewusst ausgelösten Mandats-Übergabe. Ab Mandat ist die Kanzlei eigenständige Verantwortliche unter § 203 StGB / BORA / BRAO; ein Auftragsverarbeitungs-Verhältnis zwischen Tool-Betreiberin und Kanzlei besteht insoweit nicht.
• Zoho Corporation B.V. (EU/Niederlande) — Auftragsverarbeiter für das Kontaktformular (Zoho Forms) und den E-Mail-Dienst (Zoho Mail) der Gesellschaft; Verarbeitung innerhalb der EU.
• Formspree, Inc. (USA) — Dienstleister für die technische Zustellung der über das RaaS-Anfrageformular abgesendeten Anfragen an die Kanzlei Theo Funk sowie der über die transaktionalen Anfrage-Formulare (§ 3: Zugangs-Anfrage, Playbook-Zustellung, Exposure-Schätzung) abgesendeten Anfragen an die Regingada UG. Die Übermittlung in die USA erfolgt jeweils ausschliesslich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Anwenders im Formular (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, vgl. § 7).

§ 7 Drittland-Übermittlung (Art. 13 Abs. 1 lit. f, Art. 44 ff. DSGVO)

Die Übermittlung an Formspree, Inc. (USA) ist eine Drittland-Übermittlung i.S.v. Art. 44 ff. DSGVO:

• Formspree (RaaS-Anfrageformular): Die Zustellung der Anfrage an die Kanzlei Theo Funk erfolgt technisch über Formspree, Inc. (USA). Die Übermittlung beruht ausschliesslich auf der ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, die der Anwender vor dem Absenden über die Checkbox im Formular erteilt. Ohne diese Einwilligung wird keine Anfrage gesendet; das Kontaktformular auf kontakt.html (Zoho Forms, EU) steht als EU-Alternative zur Verfügung.
• Formspree (transaktionale Anfrage-Formulare, § 3): Für die Zugangs-Anfrage, die Playbook-Zustellung und die Exposure-Schätzung gilt dieselbe Systematik: Übermittlung an Formspree, Inc. (USA) nur nach ausdrücklicher Einwilligung über die Checkbox im jeweiligen Formular (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne Einwilligung wird nicht gesendet. EU-Alternative ohne US-Übermittlung: kontakt.html (Zoho Forms, EU) oder E-Mail an office@regingada.com.
• Hongkong-Relay (nur cn.regingada.com): Auf der chinesischen Ausgabe werden Formular-Absendungen aus technischen Gründen (Erreichbarkeit) zunächst an den in Hongkong gehosteten Server der Gesellschaft übermittelt und von dort an Formspree, Inc. (USA) weitergereicht. Der Server wird von der Gesellschaft betrieben; der Hosting-Anbieter ist als Auftragsverarbeiter gebunden. Auch diese Übermittlung (Hongkong als Drittland) ist von der im Formular erteilten Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO umfasst und wird dort offengelegt. Eine Speicherung auf dem Relay-Server erfolgt nicht; er reicht die Anfrage nur durch.
• Wahlfreiheit: Anwender können die KI-Assistent-Funktion verweigern, ohne die übrige Tool-Nutzung einzuschränken — Karte, Cockpits und Suche funktionieren vollständig ohne KI.

§ 8 Betroffenenrechte (Art. 13 Abs. 2 lit. b–d, Art. 15–22 DSGVO)

Anwender haben folgende Rechte gegenüber der Regingada UG (haftungsbeschränkt):

• Art. 15 — Auskunft: Anwender können jederzeit Auskunft über die verarbeiteten Daten verlangen.
• Art. 16 — Berichtigung: Bei unrichtigen Daten besteht ein Anspruch auf Berichtigung.
• Art. 17 — Löschung: "Recht auf Vergessenwerden" — bei LocalStorage-Daten technisch durch Settings → "Profil löschen" jederzeit selbst ausführbar; für KI-Assistent-Inhalte freigeschalteter Mandanten nach Maßgabe des jeweiligen Mandatsvertrags.
• Art. 18 — Einschränkung der Verarbeitung: Anwender können die Verarbeitung einschränken lassen.
• Art. 20 — Datenübertragbarkeit: Profil-Daten können als JSON aus dem Settings-Bereich exportiert werden.
• Art. 21 — Widerspruch: Anwender können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses widersprechen.
• Art. 22 — Automatisierte Entscheidungen: Die Regingada Compliance Suite trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber dem Anwender; Tool-Output ist klassifikatorische Entscheidungsunterstützung und unverbindlich — keine Rechtsdienstleistung i.S.v. § 2 Abs. 1 RDG.
• Art. 7 Abs. 3 — Widerruf der Einwilligung: Die im Consent-Gate bzw. im Formular erteilte Einwilligung (insb. zur Drittland-Übermittlung, vgl. § 7) kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; Rechtmässigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.
• Art. 77 — Beschwerderecht: Bei der zuständigen Aufsichts- behörde (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht — BayLDA, Ansbach).